DATA Structure

Definición de Estructuras Óptimas de Archivo

Para lograr el correcto manejo y control de un archivo, independientemente del tamaño de la empresa, institución o negocio, es indispensable, en primer lugar, contar con una “Estructura Óptima de Archivo”, la cual define las “Tablas de Clasificación Documental”, así como las “Tablas de Plazos de Conservación Documental”, lo cual da las pautas para el manejo documental en cada una de las fases del ciclo vital del documento, desde su generación o recepción, hasta su depuración o conservación permanente.

Data S.A. asesora a sus clientes para definir las “Estructuras Óptimas de Archivo” aplicables por tipo de documento, en las cuales se especifican:

  • Requerimientos legales, tributarios y estatutarios para la documentación.

  • Flujogramas de información, generación y/o recepción de documentos, asi como responsables en cada etapa de los procesos.

  • Necesidades y rutinas de consulta así como niveles de acceso.

  • Estándares de clasificación y llaves de ordenamiento.

  • Embalaje y/o formatos por Unidad de Archivo.

  • Tablas de retención y tiempos de permanencia.

  • Transformación y evolución de archivos: Activo o de Gestión, Pasivo o Central (temporal o permanente) y Obsoleto o Depurable.

  • Sistemas de Respaldo, Redundancia y Resiliencia.

  • Rutinas de Expurgo y Depuración.

  • Sistemas de reciclaje y/o correcta disposición de Materiales de Archivo.